Utilisation d’une salle extérieure à l’université

Vous avez trouvé votre salle ? Si cet établissement est prévu pour accueillir des soirées étudiantes et dispose d’une autorisation permanente de la direction départementale d’incendie et de secours vous n’avez pas besoin de faire une demande d’utilisation exceptionnelle de locaux.

Si ce n’est pas le cas, vous devez avertir la mairie du lieu de la manifestation. Un simple courrier précisant la nature de la soirée, le lieu, l’heure et la date suffit. Ce courrier sera adressé à l’attention de Monsieur le Maire au moins 1 mois avant la manifestation.

Pour les ventes de boissons (y compris dans le cadre d’une pré vente), l’association doit adresser obligatoirement à la mairie du lieu de la manifestation une demande d’autorisation de débit de boissons en précisant le lieu, la date, les heures de début et de fin, la catégorie demandée.

Les documents à fournir :

  • La demande formulée par courrier.
  • L’autorisation du propriétaire sur le déroulement de la manifestation (nature, jours, heures, catégorie de boissons) si la manifestation se déroule dans une salle privée.
    Selon la nature de la manifestation, la mairie délivrera une autorisation temporaire : une licence I qui autorise la vente de boissons sans alcool uniquement ou une licence II (selon la réglementation des zones protégées, renseignez-vous auprès de votre mairie). Le maire peut accorder cinq dérogations temporaires d’ouverture de buvette pour votre association par an.

Suivant le lieu où vous organisez la soirée, il est conseillé de contacter la mairie pour connaître plus précisément les règles en vigueur dans la commune. Celles-ci pourront tenir compte des risques éventuels, de la durée, de la localisation exacte, de l’existence d’extincteurs, de trappes de désenfumage, d’escaliers de secours, des effectifs présents lors de l’événement, des matériaux de décoration, etc…

Extrait du Code de la Santé Publique :

L’ouverture d’un débit de boissons temporaire. Art- L3334-2
« ……Les associations qui établissent des cafés ou débits de boissons pour la durée des manifestations qu’elles organisent ne sont pas tenues à la déclaration prescrite par l’article L.3332-3 mais doivent obtenir l’autorisation de l’autorité municipale dans la limite de cinq autorisations annuelles pour chaque association. Dans les débits et cafés ouverts dans de telles conditions, il ne peut être vendu ou offert, sous quelque forme que ce soit, que des boissons des deux premiers groupes déἀnis à l’article L.3321.1…. »

[Source : Guide d’Organisation de Soirées Etudiantes sur le site de la MGEL.]